¿Que usar un sistema de gestión de bases de datos ó hoja de cálculo para administrar los datos?

Un Sistema de Gestión de Bases de Datos (SGBD, por sus siglas en inglés) y una hoja de cálculo tienen muchas similitudes, lo que hace difícil decidir qué programa usar. Por ejemplo, ambos pueden almacenar grandes cantidades de datos, ejecutar consultas eficaces y herramientas de análisis que configura esos datos y realizar cálculos complejos que devuelven los datos que necesita.

Sin embargo, cada uno tiene ventajas evidentes, según el tipo de datos que se están administrando y qué se desea hacer con esos datos. Por ejemplo, si es el objetivo de mantener la integridad de datos en un formato que puede tener acceso a varios usuarios, un SGBD es la mejor opción, mientras que una hoja de cálculo es más adecuada para los datos numéricos complejos que se desea analizar en profundidad.

En muchos casos, puede utilizar ambos programas, emplear cada una con el fin de que le sea más adecuado. En general, un SGBD es mejor para la administración de datos: ayudar a mantener su organización, facilita la búsqueda y disposición para varios usuarios simultáneamente. Una hoja de cálculo es generalmente mejor para analizar datos: realizar cálculos complejos, explorar posibilidades y producir gráficos de alta calidad. Si se un SGBD para almacenar los datos y una hoja de cálculo para analizarlos, puede obtener los beneficios de ambos programas.

Antes de decidir qué programa usar, es posible que desee comparar las ventajas de cada uno, aprender cuándo es mejor usar uno de ellos o el otro, y obtener información sobre cómo trabajar con ambos programas para lograr exactamente los resultados que desea.

COMPARAR LAS VENTAJAS DE CADA PROGRAMA 

Seleccionar el programa adecuado es fundamental para acceder y actualizar la información con una precisión y un rendimiento máximo. Para averiguar qué programa se adapta mejor a las tareas que desea llevar a cabo, puede ser útil comparar las ventajas que ofrece cada uno con respecto al almacenamiento y el análisis de los datos, la colaboración multiusuario y la seguridad.

Almacenamiento de datos

Datos fijos frente a datos relacionales: Para decidir qué programa es mejor para almacenar los datos, hágase la siguiente pregunta: ¿los datos son relacionales o no? Los datos que se pueden almacenar de manera eficaz en una sola tabla u hoja de cálculo se denominan datos planos o no relacionales. Por ejemplo, si desea crear una sencilla lista de clientes, con una sola dirección y persona de contacto para cada cliente, Una hoja de cálculo podría ser la mejor opción. Pero si desea almacenar una lista de clientes más compleja que contenga las direcciones de facturación y envío para cada cliente, o varias personas de contacto para cada cliente, Un SGBD es la mejor solución.

En una base de datos relacional, la información se organiza en varias tablas. En una base de datos relacional bien diseñada, cada tabla es plana y contiene información sobre un único tipo de datos. Por ejemplo, si crea una base de datos de clientes, los nombres de los clientes deben almacenarse en una tabla, mientras que las direcciones de facturación y envío de los clientes deben almacenarse en una tabla independiente. Almacenar direcciones de manera independiente a los nombres es una buena idea porque cada cliente puede tener más de una dirección y es posible que desee poder escribir varias direcciones para cada cliente sin tener que volver a escribir el nombre del cliente para cada dirección. 

Local frente a datos externos: Puede usar un SGBD para conectarse a datos desde una gran variedad de orígenes de datos externos para que puedan ver, consultar y editar datos sin necesidad de importarlo. Puede usar una hoja de cálculo para conectarse a una amplia variedad de orígenes de datos, sin embargo, no podrá modificar los datos para cambiar el origen de datos a través de la interfaz de usuario de una hoja de cálculo.

Integridad de datos frente a flexibilidad: Los identificadores únicos ayudan a mantener la integridad de los datos y garantizan que no haya dos filas (o registros) que contengan exactamente los mismos datos. Los identificadores únicos también constituyen la forma más rápida de recuperar datos cuando se buscan u ordenan. En un SGBD, puede usar el tipo de datos Autonumeración para generar automáticamente un identificador único para cada registro. Después puede usar estos identificadores para relacionar los registros en una tabla con uno o varios registros de otra tabla.

La estructura que un SGBD aplica a los datos le ayuda a garantizar su integridad. Un SGBD puede requerir que los nuevos registros en una tabla tengan un valor correspondiente existente en una tabla diferente, por lo que no puede crear registros "huérfanos". Por ejemplo, no desearía tener un pedido que no incluya información del cliente. Un SGBD puede requerir que todos los nuevos registros en la tabla Pedidos tengan un valor de cliente correspondiente en la tabla Cliente. Esto correspondencia obligatoria de valores se denomina integridad referencial.

También puede imponer sus propias restricciones y reglas para garantizar que los datos se escriben correctamente. Una hoja de cálculo le permite escribir datos en forma más libre, pero porque una hoja de cálculo no admite datos relacionales, no es compatible con la integridad referencial. Sin embargo, puede usar un comando de validación de datos para controlar la entrada de datos en una hoja de cálculo.

Análisis de datos

Consultar: Si a menudo tiene que ver los datos de varias maneras, dependiendo de condiciones o eventos cambiantes, un SGBD puede ser la mejor opción para almacenar y trabajar con los datos. un SGBD le permite usar un lenguaje estructurado de consulta (SQL) para recuperar rápidamente solo las filas y columnas de datos que desee, independientemente de que los datos se encuentren en una tabla o en varias. También puede usar expresiones en consultas para crear campos calculados. El uso de una expresión en un SGBD es similar al proceso de uso de las fórmulas en una hoja de cálculo para calcular valores. También puede usar las consultas de un SGBD para resumir datos y presentar valores agregados, como sumas, promedios y recuentos.

Creación de modelos: En una hoja de cálculo, puede usar herramientas de análisis y si para realizar la previsión del resultado de un modelo de hoja de cálculo. El análisis de hipótesis le permite ejecutar diferentes escenarios en los datos, como escenarios de mejor y peor caso, y comparar los datos resultantes de varios escenarios en un informe de resumen. No hay una característica similar disponible en un SGBD.

Dinámica y gráficos: En ambos programas, puede crear informes de tabla dinámica y gráficos de tabla dinámica. Sin embargo, una hoja de cálculo proporciona una tabla dinámica más avanzada con gráficos mientras un SGBD se encarga de generar informes. Si va a crear informes de tabla dinámica extensivas o proporcionar gráficos de aspecto profesional con regularidad, debe usar informes de tabla dinámica o tabla dinámica para gráficos en una hoja de cálculo, en lugar de usar las mismas características en un SGBD.

Colaboración multiusuario

En un SGBD y una hoja de cálculo se pueden usar en entornos de colaboración, como SharePoint Services y recursos compartidos de archivos de red, pero hay diferencias en la forma en que varios usuarios pueden acceder los datos.

Acceso de múltiples usuarios a los datos: En condiciones normales de funcionamiento, un SGBD permite que varios usuarios abran una base de datos al mismo tiempo; esto funciona bien porque un SGBD solo bloquea los datos que se están editando; como resultado, otros usuarios pueden editar registros diferentes sin conflictos. En una hoja de cálculo, puede compartir un libro con otros usuarios, pero las funciones de colaboración multiusuario funcionan mejor cuando los usuarios trabajan en los datos de ese libro en otro momento en lugar de al mismo tiempo. En la práctica, los usuarios de una base de datos de un SGBD colaboran en un conjunto de datos y los usuarios de un libro de una hoja de cálculo colaboran en un documento.

Un SGBD proporciona diversas maneras de colaborar con varios usuarios mientras una hoja de cálculo solo proporciona una forma de colaborar con varios usuarios, donde los usuarios individuales pueden extraer el libro del repositorio para realizar cambios, lo que evita que otros usuarios modifiquen el libro al mismo tiempo. Los usuarios pueden editar un libro sin extraerlo del repositorio en la biblioteca de documentos, en cuyo caso deben coordinarse con otros usuarios para evitar conflictos de datos en un SGBD no pasa esto.

Usar carpetas de red para colaboración: Si una base de datos se almacena en una carpeta de red compartida, varios usuarios pueden abrir la base de datos y trabajar con sus datos simultáneamente. Cuando un usuario edite, se bloquean registros individuales. Si guarda un libro de Una hoja de cálculo en una carpeta de red compartida, solo un usuario puede editar el libro a la vez. Para su presentación, varios usuarios pueden abrir el libro, mientras que otro usuario edita, pero los usuarios pueden realizar cambios a los datos hasta que el usuario que está editando el libro lo cierra.

Seguridad

Ambos programas proporcionan características similares, contraseñas y cifrado, que pueden ayudarle a evitar la pérdida de datos y proteger los datos contra accesos no autorizados. Pero hay algunas diferencias entre un SGBD y una hoja de cálculo en cuanto al funcionamiento de la protección de datos a nivel de los usuarios.

Prevención de pérdida de datos: En un SGBD, el trabajo se guarda continuamente para que en caso de producirse un error inesperado no pierda demasiados datos (en caso de que suceda). Pero como que un SGBD guarda su trabajo continuamente, también es posible que realice cambios que más adelante decida que no deseaba confirmar. Para asegurarse de que puede restaurar la base de datos a la forma que desea, debe crear una copia de seguridad del archivo de base de datos de manera programada y adaptada a sus necesidades. Puede recuperar una base de datos completa a partir de una copia de seguridad o puede restaurar solo la tabla o el objeto de base de datos que necesite. Si usa una utilidad de copia de seguridad del sistema de archivos, también puede usar una copia de una base de datos de una copia de seguridad del sistema de archivos para restaurar los datos. En una hoja de cálculo, puede guardar información de autorrecuperación a intervalos específicos mientras actualiza los datos.

Protección de datos a nivel de usuario: En una hoja de cálculo, puede quitar datos críticos o privados de la vista ocultando columnas y filas de datos, y después proteger la hoja de cálculo para controlar el acceso de los usuarios a los datos ocultos. Además de proteger una hoja de cálculo y sus elementos, también puede bloquear y desbloquear las celdas en una hoja de cálculo para evitar que otros usuarios modifiquen involuntariamente los datos importantes, en un SGBD puede hacer lo mismo, pero con el uso de formularios de captura que si bien es más complicado realizarlos también tiene un control mucho más amplio para esta función.

Seguridad de nivel de archivo: En el nivel de archivo, puede usar cifrado en ambos programas para evitar que los usuarios no autorizados vean los datos. También puede requerir que se escriba una contraseña para abrir un archivo de base de datos o un libro. Además, puede ayudar a proteger un archivo de base de datos o un libro empleando una firma digital.

Restringir el acceso a datos: En una hoja de cálculo, puede especificar los permisos de usuario para acceder a los datos o establecer derechos de sólo lectura que impedir que otros usuarios realicen cambios a los datos que tienen acceso. Un SGBD proporciona características de seguridad por usuarios, pero un SGBD admite el modelo de seguridad de usuario de un servidor de base de datos al que se conecta. Los usuarios deben escribir la contraseña para leer los datos de la base de datos, incluso si acceden con otro programa, como una hoja de cálculo.

Comparación de características de Un SGBD y Una hoja de cálculo

Para obtener una comparación rápida para ayudarle a decidir qué producto elegir, puede usar la siguiente tabla.

Leyenda:

• R = Recomendado
• A = Aceptable
• N = No se aplica

 Cuándo se debería utilizar un SGBD

En términos muy generales, un SGBD es la mejor opción cuando tiene que realizar el seguimiento de datos y registrarlos con regularidad, y después mostrar, exportar o imprimir subconjuntos de esos datos. Los formularios de un SGBD ofrecen una interfaz más útil que una hoja de cálculo para trabajar con los datos. Puede usar un SGBD para automatizar acciones realizadas con frecuencia y los informes de un SGBD le permiten resumir los datos en formato impreso o electrónico. Un SGBD proporciona una mayor estructura para los datos; por ejemplo, puede controlar qué tipos de datos y qué valores se pueden introducir, y especificar cómo se relacionan los datos de una tabla con los datos en otras tablas. Esta estructura le ayuda a garantizar que solo se escriben los tipos de datos correctos.

Un SGBD almacena los datos en tablas que tienen un aspecto muy similar a las hojas de cálculo, pero las tablas de un SGBD están diseñadas para realizar consultas complejas sobre los datos almacenados en otras tablas.

Utilice un SGBD cuando:

• Prevea que muchos usuarios van a trabajar en la base de datos y desee opciones sólidas que traten de manera segura las actualizaciones de los datos, como el bloqueo de registros y la resolución de conflictos.
• Prevea la necesidad de agregar más tablas a un conjunto de datos que se ha originado como una tabla plana o no relacional.
• Desee ejecutar consultas complejas.
• Desee crear diferentes informes o etiquetas postales.

Escenarios habituales de uso de un SGBD

• Administración de contactos: Puede administrar sus contactos y direcciones de correo, y después crear informes en un SGBD o combinar los datos con un procesador de textos para imprimir cartas, sobres o etiquetas postales.
• Seguimiento de inventario y activos: Puede crear un inventario de elementos de su casa o empresa, y almacenar fotos u otros documentos relacionados junto con los datos.
• Seguimiento de pedidos: Puede introducir información sobre productos, clientes y pedidos, y después crear informes que muestren las ventas por empleado, región, período de tiempo o algún otro valor.
• Seguimiento de tareas: Puede realizar el seguimiento de tareas de un grupo de personas y agregar nuevas tareas al mismo tiempo que otros usuarios están actualizando sus tareas existentes en la misma base de datos.
• Organización de bibliotecas de préstamos: Puede usar un SGBD para almacenar datos sobre libros y CD, y realizar el seguimiento de a quién se los ha prestado.
• Planeación de eventos: Puede introducir información sobre fechas, ubicaciones y participantes, y después imprimir programaciones o resúmenes sobre los eventos.
• Seguimiento de alimentación: Realice un seguimiento de las recetas y registre las actividades de dieta y ejercicio.

Cuándo se debería utilizar una hoja de cálculo

Como programa de hoja de cálculo puede almacenar grandes cantidades de datos en libros que contienen una o más hojas de cálculo. Pero en lugar de actuar como un SGBD, una hoja de cálculo está optimizada para el cálculo y el análisis de los datos. Puede usar este flexible programa para crear modelos para analizar datos, escribir fórmulas sencillas y complejas para realizar cálculos en esos datos, dinamizar los datos de la manera que desee y presentarlos en una gran variedad de gráficos de aspecto profesional.

Utilice una hoja de cálculo cuando:

• Necesite una vista plana o no relacional de los datos en lugar de una base de datos relacional que usa varias tablas, y cuando los datos sean mayoritariamente numéricos.
• Ejecute de manera frecuente cálculos y comparaciones estadísticas en los datos.
• Desea usar informes de tabla dinámica para ver datos jerárquicos en un diseño compacto y flexible.
• Planea crear gráficos con regularidad y desea usar los nuevos formatos de gráficos disponibles en una hoja de cálculo.
• Desea enfatizar los datos mediante iconos de formato condicional, barras de datos y escalas de color.
• Desea realizar sofisticadas operaciones de análisis de hipótesis en los datos, como análisis estadísticos, de ingeniería y de regresión.
• Desea realizar un seguimiento de los elementos de una lista sencilla, ya sea para uso personal o para fines de colaboración limitada.

Escenarios habituales de uso de una hoja de cálculo

• Contabilidad: Puede usar las eficaces características una hoja de cálculo en muchos balances de contabilidad financiera; por ejemplo, en un balance de flujo de efectivo, un balance de ingresos o un balance de pérdidas y ganancias.
• Presupuestos: Tanto si tiene necesidades personales como si son de carácter empresarial, puede crear cualquier tipo de presupuesto en una hoja de cálculo; por ejemplo, un plan de presupuesto de marketing, un presupuesto para un evento o un presupuesto para la jubilación.
• Facturación y ventas: Una hoja de cálculo también es útil para administrar datos de facturación y ventas, y puede crear fácilmente los formularios que necesita; por ejemplo, facturas de venta, albaranes o pedidos de compra.
• Creación de informes: Puede crear diversos tipos de informes en una hoja de cálculo que reflejen el análisis de datos o resuman los datos; por ejemplo, informes que miden el rendimiento de proyectos, realizan una previsión de los datos o presentan datos de varianza.
• Planeación: Una hoja de cálculo es una gran herramienta para crear planes profesionales u organizadores útiles: por ejemplo, planes semanales de clases, planes de estudios de marketing, planes de impuestos para fin de año u organizadores para ayudarlo con la planeación de comidas semanales, fiestas o vacaciones.
• Seguimiento: Puede usar una hoja de cálculo para realizar un seguimiento de los datos en una lista o una hoja de control horario; por ejemplo, una hoja de control horario para realizar el seguimiento del trabajo o una lista de inventario que realiza un seguimiento de sus equipos.
• Usar calendarios: Debido a su naturaleza de cuadrícula, una hoja de cálculo se presta a crear cualquier tipo de calendario, por ejemplo, un calendario académico para realizar un seguimiento de las actividades durante el año escolar o un calendario fiscal anual para realizar un seguimiento de eventos e hitos.

Uso conjunto de un SGBD y una hoja de cálculo

Puede haber ocasiones en las que se pueda aprovechar de las ventajas que ambos programas ofrecen. Por ejemplo, ha creado una hoja de cálculo en la que puede calcular y analizar los datos, pero ha aumentado en exceso el tamaño y la complejidad de la hoja de cálculo, y otros muchos usuarios necesitan tener acceso a los datos. En este momento, es posible que desee importar o vincular la hoja de cálculo a un SGBD y utilizarla como una base de datos en lugar de trabajar con ella en una hoja de cálculo. O bien, puede que tenga datos en una base de datos de un SGBD para los que desea crear detallados informes de tabla dinámica de una hoja de cálculo y gráficos de una hoja de cálculo de aspecto profesional.

Independientemente del programa que use en primer lugar, siempre puede transferir los datos de un programa al otro, donde puede seguir trabajando con ellos. Puede copiar, importar o exportar los datos para introducirlos en un SGBD desde una hoja de cálculo (y viceversa), con o sin una conexión de datos.

Fuente:

• https://support.office.com/Usar-Un SGBD-o-Una hoja de cálculo
• https://support.office.com/lmites-de-Excel